Ticket-System bei Mailoffice
Um Kundenanfragen besser bearbeiten zu können, sollte es ein Ticket-System geben. Dabei wird jeder Anfrage/Fall eine eindeutige Fall-Nummer zugewiesen. Unter dieser Fall-Nummer wird die gesamte Kommunikation mit dem Kunden zu diesem Fall zusammengefasst (d.h. eMails, Notizen, Gesprächsprotokolle etc.). So kann ein Fall jederzeit komplett und übersichtlich angezeigt und nachvollzogen werden. Ist das Problem bzw. die Anfrage erledigt, wird der Fall geschlossen. Besonders praktisch wäre dieses Feature bei langwierigen oder komplexen Problemfällen welche über längere Zeiträume laufen. So könnten auch mit dem jeweiligen Fall nicht vertraute Mitarbeiter dem Kunden antworten, da der gesamte Kommunikations- und Handlungsverlauf jederzeit nachvollziehbar bleibt.
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Markus Nowack kommentierte
Das ist eine gute Idee, fängt bei Beginn mit einer e-Mail oder einem Telefonanruf an, eine Ticket ID wird erstellt und ein Protokoll abgespeichert.
Anschließende Angebote, Rechnungen und nach e-Mails könnten damit verknüpft werden. Ggf wäre auch Interessant, wenn man Gesprächsnotitzen für Mitarbeiter ausdrucken kann, welche ungern oder garnicht den Rechner benutzen, wie Werkstattmitarbeiter. So kann man telefonisch ein Vorfall anlegen und diesen zur weiterführung ausdrucken oder anderen Amicron Nutzern als Vorlage Meldung / Aufgabe zur Erledigung geben ! -
Daniel Wahl kommentierte
Das wäre auf jeden Fall ein Kaufgrund! Nachvollziehbarkeit von allen Aktionen, die mit einem Servicefall zu tun haben.